毎月2,000通を超える請求書の突合せと封入封かんの人的作業負荷を大幅に軽減、さらに誤封入のリスク排除を実現
「弊社はIT活用による人的リソースの再配置、効率化などに取り組んでいます。当然、この請求書発送業務工程も課題として捉えており、アウトソースも検討しましたが、スケジュールがタイトであることや個別要件が多いため見送りました。そこで、今回は機器の導入による自動化を検討したのです」
概要
自社の基幹システムとの親和性が導入のひとつのポイント。ピツニーボウズの封入封かん機とソフトウェアを組み合わせ、コードに加えて企業名、部署名、住所などとのマッチングで、自動突合せが可能に。
「当初検討していた他社製品は専用PCで作業をしなければならず、複数スタッフが稼働する弊社の業務効率化にはつながらないと感じました。またシステム上の制限も多く、やりたいことが開発を含めても実現できない、ということが分かりました」（高塚氏）
ピツニーボウズでは同社のワークフローを分析し、ソフトウェア「Planet Press Suite」によりプリントデータをソートしOMRコードを付与して自動仕分け、その後にインサーター「Relay2000」にて自動封入するソリューションを提案いたしました。
これにより、自動化が一部にとどまり手作業が残るのでは、という懸念が払拭され、業務改善が実現しました。
ビジネスニーズ
「郵便物は各テナント宛てに賃料、電気料金、および内訳書を毎月2,000通以上発送します。これらをすべて手作業で行っていましたので、かなりの作業工数がかかっていました。
さらには誤封入や誤送付があってはならない性質の書面ですので、細心の注意を払う作業であり、スタッフの心理的な負荷も高かったのです」
（高塚氏）
「手折りの作業も大変でしたので自動化できただけでも満足なのですが、さらに今回のシステムで個別要件の仕分け、突合せまでが自動化できて、作業、確認の負荷がなくなったのは非常に大きな効果です。」
導入効果
封入封かん機の導入後のメリット
「折り・封かん担当者の月間業務量の1/3を占める業務はなくなり、その方の能力、時間を最大限発揮できる別の業務にアサインすることができ、人財の最適化を図ることができました。導入時も、各スタッフが普段使用しているPCで自然にシステムが使えることで業務展開もスムーズに進み、組織全体での業務効率の改善をスピーディに図ることができました。」（高塚氏）
「効率化とあわせて誤封入、誤送付のリスクがなくなったのが最大のメリットだと感じています。導入にあたって弊社側の機関システムに大きな変更を加えずにピツニーボウズ側のソリューションで吸収してくれたことで、導入のスピードも速かったように思います」
（不動産運用サービス事業部 オフィスグループ マネージャー 和田 麻理 氏）
今後の展開について
「今回は業務改善と生産性向上、人財の有効な活用、というバックオフィス業務の改善ですが、今後はお客様に有効な、働き方改革関連情報を同梱するなどのテナントサービス向上につながる施策を検討したいと考えています。
また、弊社はファシリティマネジメント業務の一環としてお客様企業の総務業務をアウトソーサーとして受託していますので、その中で郵便物発送業務自動化の仕組みとしての活用も、可能性があると思います。
弊社は自社の業務改善だけでなく、テナント、投資家様向けにIoTを活用した売上向上に貢献する取り込みを全社で進めていますので、今後もいろいろと提案をいただければと期待しています」（高塚氏）
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